テレワークは、どのような職種であっても適しているわけではありません。
最も適しているのは、デスクワークに分類される職種です。
その中でも、特に定番といえるのが事務職です。
テレワークにおける、事務職のメリットと注意点について解説します。
事務職のメリット①集中しやすい
事務職は、基本的にずっと社内で仕事をすることになります。
そのため、オフィスの環境は重要です。
ところが、その環境が快適ではない、ということも少なくないでしょう。
よくあるのが、夏場のエアコンの設定温度の問題です。
外に出ない以上、エアコンの温度はあまり下げすぎないほうがいいのですが、外回りから帰ってきた人はなるべく涼しいほうがいいと温度を下げてしまうことがあります。
一時的にそこへ立ち寄る人と、ずっとそこにいる人では快適な温度が異なるのです。
そのため、温度が低すぎて寒くなり、カーディガンやひざ掛けなどで調整している人はよく見かけます。
その温度も、自宅で仕事をするテレワークなら、自分が快適な温度に設定できます。
夏の暑い日に、エアコンを消して窓を開けても文句を言われることはないのです。
そのため、自分が快適な環境を作ることができます。
また、オフィスにいるとどうしても、自分以外の人の動きや話し声が気になるでしょう。
特に、電話が頻繁に鳴るような職場だと、作業に集中するのが難しいことも多いのです。
自分の仕事に関係するものだけならともかく、関係ない雑談に付き合わされることもあります。
自宅での作業なら、頻繁に電話が鳴ることもなく、他の人の話し声も気になりません。
また、雑談に付き合わされることもあまりないでしょう。
そのため、自分の仕事に集中できるのです。
事務職のメリット②担当の仕事に集中できる
オフィスで仕事をする場合、どうしても自分の担当する仕事以外の対応も求められることがあります。
電話応対を始め、別の部署の仕事の手伝いを求められることもあるでしょう。
お茶くみやコピーも、事務職が頼まれやすい雑用です。
テレワークの場合は、あらかじめ仕事を渡されてそれを処理するので、自分の担当以外の仕事を頼まれることはまずありません。
仕事のやり方についても、最初に打ち合わせをしておけばある程度自由にできるでしょう。
どのように仕事の報告や連絡、相談をするのかを最初に決めておいて、後は自分がやりやすい形式やタイミングを決めてやり取りすることが可能です。
他人にあれこれといわれることなく、自分がやりやすい方法で仕事ができ、自分の仕事だけに集中できるため、生産性や仕事の質が向上するのです。
注意したい点①上司への連絡の確認
テレワークは、自分1人で仕事をするように思われがちです。
しかし、確認したいことや不明な点があったとき、そのまま仕事をすることができません。
その場合は、速やかに上司へと連絡して、確認や報告をする必要があります。
オフィスにいれば、上司が手すきのときを見計らって報告などに行くことができます。
しかし、テレワークでは直接会うことがないので、相手の状況を見て動くことができません。
そのため、あらかじめどのように連絡すればいいのかを話し合っておく必要があるのです。
例えば、電話をかけても出なかった時、着信が残っていてもかけ直す人ばかりではありません。
またかかってくるだろうと思って、放置する人もいるのです。
その間、仕事はストップしてしまうでしょう。
そのため、例えば電話に出なかった時はかけ直してもらえるのか、あるいはメールなどで内容を送付すればいいのか、チャットを使うべきかなど、あらかじめ打ち合わせしておくべきです。
テレワークでも、報連相は大切です。
その方法について、上司がどのような形式を望んでいるのかをきちんと把握しておきましょう。
そうしなければ、スムーズにコミュニケーションをとるのが難しくなります。
注意点②自分で仕事を完結させる必要がある
オフィスでは、仕事が多くて間に合わない時に誰かが手伝ってくれることもあります。
しかし、テレワークではそれができません。
そのため、自分だけで仕事を完結させられる能力が必要とされます。
担当する仕事によって、忙しさのピークは異なります。
月初めに忙しい仕事もあれば、月中に忙しい仕事、月末に忙しい仕事もあります。
中には、年度末だけ忙しい仕事もあるでしょう。
通常、社内で仕事をしている場合は、それぞれ時間があるときは協力するという体制をとることが多いので、忙しくても多少分散されます。
しかし、テレワークの場合はそれができません。
また、一人だとモチベーションが下がり、仕事があまり進まないという人もいるでしょう。
その場合も、自分なりにモチベーションを高めて仕事に取り組む必要があります。
テレワークになると、仕事をするという意識に切り替えにくいという人は少なくありません。
集中するために、自分なりの切り替え方法を見つけましょう。
まとめ
事務職は、テレワークに適している仕事ですが、ただ自宅で仕事をすればいいというわけではありません。
メリットと注意するべき点を把握したうえで、どのような準備が必要なのかを考えて導入するべきです。
特に、上司への連絡方法は、しっかりと決めておきましょう。
そうしなければ、仕事がつまってしまう可能性もあるので、明確にしておかなくてはいけません。
